​Foglio presenze: cos'è, a cosa serve e come si compila

TOSCANA — Foglio presenze: cos'è, a cosa serve e come si compila

Monitorare le presenze (e le assenze) dei dipendenti è un’operazione fondamentale per le aziende.

Il foglio presenze è lo strumento per eccellenza, quando si tratta di realizzare questo compito e consente di tenere traccia di ferie, malattie, permessi e ore effettivamente lavorate. Le imprese possono così sviluppare in maniera coerente le buste paga a fine mese, avendo un quadro aggiornato degli aspetti basilari che interessano le risorse umane.

Esistono diversi modi per compilare il foglio presenze e non sono tutti uguali: alcuni sono ormai superati, altri più all’avanguardia. Tra questi, i moderni software con foglio presenze si rivelano un’opzione tra le più innovative in assoluto, risultando utili tanto per le realtà di business che per i collaboratori. Ne parleremo in maniera più approfondita più avanti, prima, però, vediamo cos’è esattamente un foglio presenze.

Cos’è un foglio presenze e perché è importante

Il foglio presenze è uno schema che consente di raccogliere con esattezza tanto le presenze quanto le assenze effettuate dai dipendenti di un’impresa. Può essere di natura sia cartacea che telematica, a seconda del tipo di strumento che si utilizza per la sua realizzazione.

Assume un’importanza cruciale perché i dati che racchiude al suo interno risultano basilari per il comparto amministrativo delle imprese nonché per quello che si interessa della gestione delle risorse umane.

Dalla ricezione corretta dei dati dipendono operazioni come l’elaborazione dei salari da conferire ai dipendenti a fine mese, i contributi che bisogna versare all’INPS, l’elaborazione della tredicesima e via dicendo. Ecco perché non basta compilare il foglio presenze: è necessario farlo senza che sussistano errori.

Foglio presenze: le principali tipologie e com’è fatto

Il foglio presenze non è di per sé obbligatorio per legge, motivo per cui non ci sono disposizioni precise inerenti la sua realizzazione. Sono presenti due tipologie in particolare di foglio presenze, a seconda che venga predisposto con cadenza giornaliera oppure mensile.

Pertanto, ogni lavoratore dovrà averne uno a lui dedicato. Ci sono alcuni elementi che dovrebbero essere sempre presenti all’interno del documento. Sono campi da considerare come basilari e in quanto tali integrabili con alcune sezioni aggiuntive a seconda delle specifiche esigenze dell’impresa. Vediamoli di seguito:

• Dati dell’azienda: può bastare la ragione sociale.
• Dati del lavoratore: nome e cognome.
• Riferimento temporale: giorno/mese a seconda che il modello adoperato sia mensile oppure giornaliero.
• Sezione dedicata ai giustificativi, ovvero ferie, ritardi, permessi e via dicendo.

Come compilare un foglio presenze e quali strumenti è possibile utilizzare

Il primo fattore da predisporre nella compilazione di un foglio presenze è la scelta della persona a cui affidare il compito di registrare le presenze e le assenze del dipendente.

La definizione di tale figura è diversa a seconda della grandezza dell’azienda e della sua strutturazione. L’importante è individuare una persona che svolga tale compito: può trattarsi del responsabile delle risorse umane, del referente dell’amministrazione così come dello stesso datore di lavoro o dei dipendenti.

Quest’ultima soluzione, ovvero quella che vede il coinvolgimento diretto dei lavoratori, è la più diffusa presso le realtà di dimensioni contenute come le PMI, previa supervisione del titolare dell’impresa.

Il secondo passaggio è quello inerente la modalità con cui vengono rilevate le presenze. Esistono più opzioni e le più comuni sono quattro. Scopriamole insieme.

Foglio di carta

Questo metodo è quello classico e prevede un foglio presenze di carta per ogni dipendente. È, tuttavia, ormai superato, in quanto è facile che la grafia di chi compila non sia perfettamente leggibile e c’è il rischio concreto di smarrire il foglio.

Inoltre, c’è il rischio di incrinare il rapporto di comunicazione e fiducia che si è andato a creare con il dipendente: un fattore che a sua volta va a incidere sulla produttività della risorsa e persino dell’unità operativa.

Foglio Excel

Una modalità piuttosto apprezzata dalle aziende, che però ha un difetto. L’inserimento dei dati è manuale, e non automatico, motivo per cui è facile che subentrino degli errori.

Cartellini e marcatempo

Cartellini e marcatempo sono una soluzione adoperata soprattutto presso industrie, stabilimenti, ospedali, uffici e realtà similari, dove la maggior parte dei dipendenti opera in sede.

Il funzionamento è il seguente: il collaboratore inserisce un badge all'interno di un macchinario preposto alla rilevazione delle presenze, il quale contiene un computer che elabora i dati.

Questa opzione, pur risultando alquanto diffusa ed efficace, presenta degli elementi a sfavore, ovvero:

• C’è un costo piuttosto importante da sostenere, inerente la dotazione degli strumenti. Inoltre, i cartellini vengono smarriti con una certa frequenza dai dipendenti ed è necessario preventivarne una scorta.
• Tale sistema non è adatto in casi come una trasferta di lavoro, smart working e lavoro ibrido.

Software dedicato

Un programma dedicato per la gestione delle presenze - e che consente l'elaborazione di un foglio presenze nonché la rilevazione delle stesse - permette di semplificare la procedura e avere dei dati accurati.

La dinamica è la seguente:

• Ogni dipendente ha accesso a un’applicazione ad hoc, fruibile tramite smartphone, tablet o pc. Questo grazie alla predisposizione di un account dedicato e rispettoso della privacy. È qui che effettua le operazioni di timbratura.
• In seguito a tali rilevazione il programma procede all’elaborazione automatica di un foglio presenze, che dovrà soltanto essere monitorato da una figura preposta a tale compito.

Questa soluzione permette di ottenere informazioni più precise, aggiornate in tempo reale e condivise tra le parti, limitando alla radice gli inconvenienti che possono sopraggiungere con le altre modalità.

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